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如何提高出（chū）国参展效果的几点经验总（zǒng）结
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作者:design-76
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发布时（shí）间: 2016-05-05
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在日常（cháng）展览业务（wù）工作中（zhōng），笔者总会碰（pèng）到很多有（yǒu）意（yì）通过出国（guó）展览（lǎn）会走（zǒu）向国（guó）际市场（chǎng）的中（zhōng）小企业，但（dàn）是他们缺乏出（chū）过国（guó）参展的经验，以至于有的错失了（le）一（yī）些参展的机遇，有的没有选（xuǎn）对合适的展览项目，有（yǒu）的则未能做好充足的准备工作就匆匆走（zǒu）出国（guó）门，结（jié）果参展效果不佳（jiā）。在此笔者总结（jié）了平时（shí）参展（zhǎn）企业最多咨询到的（de）一（yī）些出（chū）国参展注（zhù）意事（shì）项（xiàng），按（àn）参展流程（chéng）加以总结，希望对企业成（chéng）功出国（guó）展览有（yǒu）所帮（bāng）助。
一、选择适合企业需求（qiú）的展（zhǎn）览会（huì）
一般国际（jì）上经贸类展览会根据不同（tóng）的标准可以分为以下几类：
按参展（zhǎn）企（qǐ）业（yè）、参观观（guān）众成分构成可以分（fèn）为国（guó）际性展览会、地区性（xìng）展览（lǎn）会和（hé）国内展览会。较（jiào）为普遍的（de）观点是一个国（guó）际性展览（lǎn）会其参展企（qǐ）业或者参观观众至少20%以上（shàng）来自外（wài）国。一般（bān）国际上（shàng）著名的（de）大型品（pǐn）牌展览会（huì）都（dōu）是国际（jì）化程度很高的展览会，其（qí）参展商和贸易观（guān）众的（de）国际化比例（lì）都高达50%以上。
按展（zhǎn）会开放（fàng）参观对象可分为专业性展会和公共性质展会。前者只对该行业专业（yè）人士和买家开放（fàng），通常需要登记注册且需购买门（mén）票（piào）；后者对普通公（gōng）众开（kāi）放。还有很（hěn）多展览会采取介于两者之间的（de）策略，把专业买家和公（gōng）众开放日分开（kāi）安排。
按展出内容可分为专业性展览会和（hé）综合性展览会。专（zhuān）业（yè）性展览会展出内（nèi）容限（xiàn）于有限的特定的某个（gè）或（huò）几个行业，而（ér）综（zōng）合性展览会（huì）则不限展出内（nèi）容（róng），往往（wǎng）涵盖（gài）不同的（de）行业。
根据展（zhǎn）览会现场对参（cān）展品处理的规定，可以（yǐ）分（fèn）成展（zhǎn）示（shì）性质的展览（lǎn）会和展卖性（xìng）质的展览会。前者通过（guò）展示样品，获（huò）取专业买家的订单，但展（zhǎn）览会现场不允许进行展品（pǐn）的（de）零售，不允许出（chū）现Sale一类的标志；而后（hòu）者则允许参展商在展览（lǎn）会（huì）现场出售展品。
展览会的这些分类很多时（shí）候（hòu）都是重叠（dié）的，譬（pì）如欧美国家的展览会很（hěn）多都是（shì）国际性的、专业性的（de）（观众和展（zhǎn）品两方面）、展示（shì）性的，而非洲、拉美等（děng）发展（zhǎn）中国家的展览会则不少是综（zōng）合性（xìng）的、展卖（mài）性的。通（tōng）过一个展（zhǎn）览会的名称可以对展览会（huì）的性质和类别做出（chū）初（chū）步的判（pàn）断，譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料（liào）橡胶材料展览会”、“德（dé）国法兰（lán）克福礼品办公用（yòng）品（pǐn）展览（lǎn）会”一看就是属于专业性展览（lǎn）会，而冠以“国（guó）际贸易（yì）博览会”、“中国贸易展览会”、“中国商品展览（lǎn）会”等名字的展览（lǎn）项目通常都是综（zōng）合性质展览会。了解这（zhè）些事实的意义在（zài）于参展企（qǐ）业选择参加什么类别和性质的（de）展览会（huì）直接关系（xì）到参展准备（bèi）各项业务工作的开展。
对于企业具体决策选择参加哪个展览会（huì），在此（cǐ）有两条建议：
第一，对于欧美发达国（guó）家（jiā）市场，当（dāng）地产业分工细化，展览行业比较发达，展览项目也随着产业发展愈分愈细，因此大家应该尽量根据（jù）自己产品（pǐn）的种类选择内（nèi）容相符（fú）合的专业展览会。通（tōng）常（cháng）大家（jiā）可以（yǐ）通过以下途径了解该专业展览会是（shì）否（fǒu）符合（hé）自己企（qǐ）业（yè）的需（xū）求：
①大型展（zhǎn）览（lǎn）公司（sī）和其他展览会（huì）组织者（zhě）都会在自（zì）己的网站上设立具体（tǐ）展览项（xiàng）目的（de）网页，在此公布（bù）该展览会详细的展品范（fàn）围（wéi）、往届展会（huì）参展商和观众（zhòng）数量与（yǔ）结构（gòu）。有的还会请第三方统计（jì）机构根据（jù）展商（shāng）及观众调查表做（zuò）出展会统（tǒng）计报（bào）告（gào）并公布参会人员（yuán）对展（zhǎn）会效果（guǒ）、主办方服务、展商及（jí）观（guān）众质量的评价，参展商应该在决定参展之前（qián）认真（zhēn）阅读这些信息并综合判断（duàn）这个展会（huì）是（shì）否合适。
②认真阅读（dú）招展文件（jiàn）。国内正（zhèng）规（guī）的组团（tuán）单位都会在（zài）招展文件中搜（sōu）集（jí）并如（rú）实反（fǎn）映上（shàng）述信息，供参展企业做出正确（què）的判断。
第（dì）二，对于亚非拉发展中国家和新兴市场，在缺乏专业（yè）展览（lǎn）会（huì）的场合（hé）下（xià），可以选择参加当地影响力最大（dà）、观众（zhòng）人数最多、国际化（huà）程（chéng）度最高的（de）综合性展览会或为（wéi）中国企业量身（shēn）定制的（de）“中国贸（mào）易展”。
二、做好参展前的（de）准备工（gōng）作（zuò）
第一，掌握（wò）报名和筹备参展时（shí）间。很多国际展览会均（jun1）在头一（yī）届展览（lǎn）会结束后就开始下一届招展（zhǎn）工作。每（měi）两年或三年、四年一度的展览会则会在展（zhǎn）前15-18个月即开始报（bào）名。对（duì）中国的展商（shāng）而言，由（yóu）于牵涉到境外付款、签（qiān）证申请及展（zhǎn）品国际运输（shū）等（děng）复杂环节（jiē），最好能在展览会（huì）开幕前半年时间就（jiù）报名。热（rè）门展览会的报名（míng）更是越早越好。很多专业展览会主办单位都（dōu）会在企业报名后对展品的（de）实物（wù）或者图册进（jìn）行打（dǎ）分评测，不合格的企业最终不能获得展位。整个参展（zhǎn）资格审核过程往往就（jiù）需要1-2个（gè）月时间。对于（yú）持因公护照申（shēn）请签证（zhèng）的国（guó）内主管（guǎn）部门审（shěn）批程序就需要近（jìn）两个（gè）月（yuè），需要海运的展品通常（cháng）在展（zhǎn）会开幕前2个（gè）月就（jiù）要（yào）运出，报（bào）名（míng）太晚显（xiǎn）然无法和其他展品（pǐn）一同运（yùn）输，加大展品不能按（àn）时运抵展出的风险，同时办理出国手续时间紧张（zhāng），存在无法按时（shí）离境的风险。因此出国参展决不能和参加国内展览会那（nà）样（yàng）提前1-2个月才报名。由于（yú）出（chū）国参展筹（chóu）备（bèi）工（gōng）作各个阶段的（de）时间（jiān）性都特别强，因此（cǐ）各位在出国参展筹备的整个过程中一定要高度重视时（shí）间（jiān）管理，每一（yī）步工作都需要设置最后完（wán）成时间，尽量（liàng）按（àn）照组团单位下发的业务流程明确的时间（jiān）结点来完（wán）成各项工作。
第二，合理做（zuò）好参（cān）展预算。
通常来（lái）说，参加国外展览会的（de）费用包括场（chǎng）地费用、展位搭建、展品运输和人员费用（yòng）四大块。此外还有报（bào）名费、会刊（kān）登录费、其他杂费（譬如在德国，经（jīng）AUMA认证（zhèng）的展览会（huì）还有（yǒu）每平方米0.6欧元的管理（lǐ）费，法兰（lán）克（kè）福的展览会还有每参（cān）展商416欧元（yuán）的电子平（píng）台登（dēng）录（lù）费等）等相对小额的开支。
一般组团单位（wèi）的报价都（dōu）是标准展位的费用（yòng），意味（wèi）着已经包含了（le）该展（zhǎn）位的场（chǎng）地租金、标（biāo）准展位的搭建和道具（jù）基本（běn）配备（bèi）（桌、椅、地（dì）毯、一定量（liàng）的架板、展柜、射灯（dēng）、司标（biāo）板等）以及基本照（zhào）明电费、清洁（jié）费等。一般组团单位都会对自己展区（qū）的标准展位进行统一风格的装修，例如我会一本都会采用比较明快的色（sè）调，统一使（shǐ）用CHINA和中国贸促会（huì）的（de）标志突出（chū）中国馆整体（tǐ）形象（xiàng）以吸引观众。因此对（duì）于（yú）希望节省（shěng）成本而又醒目实用的参展企业，选择（zé）标准展位是（shì）最好的办法。当然展位搭建开（kāi）支取决于企（qǐ）业参展预算（suàn）许可（kě）范围（wéi）和（hé）参展的目的。在需要的（de）情况（kuàng）下也可以请专门的设计公（gōng）司设（shè）计自己展位（wèi）形象并（bìng）单独施工，这（zhè）种特装（zhuāng）修一般成本都不菲，适合重点展示自（zì）己形象和品牌的大公司大展位。
随（suí）展团统一（yī）运输展品对企（qǐ）业（yè）来说是（shì）比较（jiào）便捷和（hé）节省成（chéng）本的方式，组展单位（wèi）报出的展品运输价格一般分为海运价格（按（àn）照（zhào）体（tǐ）积XX元/立方米）和空（kōng）运价格（按照（zhào）总量XX元/公斤）两种方式，包括从（cóng）指定仓库集货起（qǐ）直至博览会展位的全程运输费、仓储（chǔ）费、报关（guān）手续费等费用（yòng）。参（cān）展企业（yè）只需根据自己展（zhǎn）品的情况依照报价（jià）提前计（jì）算展品（pǐn）运输（shū）成本（běn）。需（xū）要注意的是因（yīn）为展品类别和参展国（guó）别与地域的不同，展览品（pǐn）关税的额度也（yě）有各自的规定，组团单（dān）位一般都会根据当地海关的要（yào）气提前报（bào）价（jià）或做出合（hé）理的（de）估算，并指导参展企业如何计算关税开支。
人员费用则是参（cān）展人员往返交通、境（jìng）外餐饮、交通及住宿（xiǔ）等境外生活开支，一般组（zǔ）团单位都会详（xiáng）细列出（chū）各项费（fèi）用预算（suàn）情况（kuàng）。
第三，选择适合的展品，安排好展（zhǎn）品的包装，事（shì）先安排相关手（shǒu）续。
选择适合的展（zhǎn）品参展是境外（wài）参（cān）展（zhǎn）获（huò）得成功的重（chóng）要（yào）保障（zhàng）。基本原则（zé）是展品必须符合展（zhǎn）览会的主题和（hé）展出内容，展（zhǎn）品能体现自己最（zuì）新技（jì）术（shù）成果（guǒ）和水平（píng），展品符合当年和来年（nián）流行趋势，这样才（cái）能（néng）在展览会上适销对路吸引（yǐn）买家的眼球。对于不同类别和特点的展（zhǎn）览会（huì），展品选择（zé）上也有一（yī）定讲究，例如欧美专业性展览会，展品须成系列从而（ér）体现参展商的专业水平，但不在（zài）于（yú）量多，主要通过展示样品来获取订单；但是对于一些发展中国家（jiā）的（de）展卖性展（zhǎn）览会，展期（qī）通（tōng）常（cháng）都比较长（10天左右），参展商应充分考虑这一状况，携带或发运（yùn）足够量的适（shì）合当地买家的（de）展品，从而避免展出头几天展品就被抢购（gòu）一空的局面。
展品必须（xū）适当（dāng）包装，既要确保展品运输途（tú）中的安（ān）全（quán），又要尽量避免报关时（shí）不必要的麻烦（fán）。例如如果可（kě）能尽量不要（yào）使用原木材料（liào）的（de）外包装，因为（wéi）很多国家对原木包装都有熏蒸（zhēng）的规定；如果是食品类展品，还（hái）需（xū）要（yào）事（shì）先做（zuò）好必要的（de）检验检疫手（shǒu）续，取（qǔ）得相（xiàng）关凭证；对（duì）于大型超（chāo）重的机（jī）械设备，还要提前通知组团单位和运输代理以安排特殊的大（dà）型吊装（zhuāng）搬运设备，确保（bǎo）装运和卸载的安全。
第四（sì），做（zuò）好展位布置（zhì）设计规划，预定适合展品（pǐn）的道具。
刚才（cái）已（yǐ）经提到，参（cān）展企业如果租用（yòng）标准展位（wèi），一（yī）般都（dōu）已经包（bāo）括了基本的道具（jù）配备。但是每家企业根（gēn）据自（zì）己展品内容、企（qǐ）业文化、营销理（lǐ）念、展出目标等的差异，也应该事（shì）先（xiān）对自己展位内部的展品摆放、内部装饰（粘贴海报、悬挂各类装饰物品等（děng））谈判区域（yù）等事先做好规划和设计。这就要求（qiú）参展企业事先充分了解（jiě）自己展位的状况（展馆号（hào）和展位号、在（zài）展馆中的具体位置和周边情况、展（zhǎn）位开面情况、墙板高度（dù）、展位（wèi）总体色调等）。通常在基（jī）本（běn）道（dào）具之（zhī）外，组（zǔ）团单（dān）位或施工单位会提供额外（wài）收（shōu）费道（dào）具征订表供企业（yè）选择。对此参展企业应该精打细算，根据实际需求选择。
第五，及时安排出国（guó）人（rén）员，做好出国手续办理（lǐ）工作。
参展企（qǐ）业需尽早确定出（chū）国展览专职负责人员，通常由一名公司管理层人员加（jiā）上一名业务销售或设计技术人员（yuán）构（gòu）成。提早充分了解目的地国签证手续（xù）时间和需要准备的材料的具体规定。一定要注意如实申报自己个人情（qíng）况和以往出国记录情况，避免由于提供信息有误而造成拒签。在制作担保函、派遣函、证明函等正（zhèng）式函（hán）件时，一定要用公司（sī）正确的对外（wài）抬（tái）头纸（zhǐ）。过去我（wǒ）们就遇到过（guò）由于抬头纸（zhǐ）上电话已经更换，使馆联系不到参展企业而拒签的情况。
第六，设计自（zì）己参展宣传（chuán）计（jì）划（huá），邀请已有客户，准备宣传资（zī）料。
参展企业应自己设计（jì）一个（gè）参展的宣传计划。事（shì）先应将自己的参展信息（xī）通知当地已有的客户，邀请他们前来（lái）参观。同时企业应事先准备好翻译好的带有当地语（yǔ）言的或至少是（shì）英语的宣传图册、最新产（chǎn）品的图片（piàn）和介绍、新闻（wén）宣传稿（gǎo）、带有商标（biāo）或logo的现场促销用小礼品等宣传用品，以便（biàn）现场接（jiē）待（dài）观众（zhòng）和（hé）新闻记（jì）者到访。
三、做好展会现场需加以注意的事项
针对（duì）展（zhǎn）览会（huì）现场发现的各类（lèi）对参展产生负面影（yǐng）响的问题，贸（mào）促会展览部都做了认真总结，编写成下面的表格，随（suí）参（cān）展确认文件一同发放，作为对参展企业的指导。
一、选择适合企业需求（qiú）的展（zhǎn）览会（huì）
一般国际（jì）上经贸类展览会根据不同（tóng）的标准可以分为以下几类：
按参展（zhǎn）企（qǐ）业（yè）、参观观（guān）众成分构成可以分（fèn）为国（guó）际性展览会、地区性（xìng）展览（lǎn）会和（hé）国内展览会。较（jiào）为普遍的（de）观点是一个国（guó）际性展览（lǎn）会其参展企（qǐ）业或者参观观众至少20%以上（shàng）来自外（wài）国。一般（bān）国际上（shàng）著名的（de）大型品（pǐn）牌展览会（huì）都（dōu）是国际（jì）化程度很高的展览会，其（qí）参展商和贸易观（guān）众的（de）国际化比例（lì）都高达50%以上。
按展（zhǎn）会开放（fàng）参观对象可分为专业性展会和公共性质展会。前者只对该行业专业（yè）人士和买家开放（fàng），通常需要登记注册且需购买门（mén）票（piào）；后者对普通公（gōng）众开（kāi）放。还有很（hěn）多展览会采取介于两者之间的（de）策略，把专业买家和公（gōng）众开放日分开（kāi）安排。
按展出内容可分为专业性展览会和（hé）综合性展览会。专（zhuān）业（yè）性展览会展出内（nèi）容限（xiàn）于有限的特定的某个（gè）或（huò）几个行业，而（ér）综（zōng）合性展览会（huì）则不限展出内（nèi）容（róng），往往（wǎng）涵盖（gài）不同的（de）行业。
根据展（zhǎn）览会现场对参（cān）展品处理的规定，可以（yǐ）分（fèn）成展（zhǎn）示（shì）性质的展览（lǎn）会和展卖性（xìng）质的展览会。前者通过（guò）展示样品，获（huò）取专业买家的订单，但展（zhǎn）览会现场不允许进行展品（pǐn）的（de）零售，不允许出（chū）现Sale一类的标志；而后（hòu）者则允许参展商在展览（lǎn）会（huì）现场出售展品。
展览会的这些分类很多时（shí）候（hòu）都是重叠（dié）的，譬（pì）如欧美国家的展览会很（hěn）多都是（shì）国际性的、专业性的（de）（观众和展（zhǎn）品两方面）、展示（shì）性的，而非洲、拉美等（děng）发展（zhǎn）中国家的展览会则不少是综（zōng）合性（xìng）的、展卖（mài）性的。通（tōng）过一个展（zhǎn）览会的名称可以对展览会（huì）的性质和类别做出（chū）初（chū）步的判（pàn）断，譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料（liào）橡胶材料展览会”、“德（dé）国法兰（lán）克福礼品办公用（yòng）品（pǐn）展览（lǎn）会”一看就是属于专业性展览（lǎn）会，而冠以“国（guó）际贸易（yì）博览会”、“中国贸易展览会”、“中国商品展览（lǎn）会”等名字的展览（lǎn）项目通常都是综（zōng）合性质展览会。了解这（zhè）些事实的意义在（zài）于参展企（qǐ）业选择参加什么类别和性质的（de）展览会（huì）直接关系（xì）到参展准备（bèi）各项业务工作的开展。
对于企业具体决策选择参加哪个展览会（huì），在此（cǐ）有两条建议：
第一，对于欧美发达国（guó）家（jiā）市场，当（dāng）地产业分工细化，展览行业比较发达，展览项目也随着产业发展愈分愈细，因此大家应该尽量根据（jù）自己产品（pǐn）的种类选择内（nèi）容相符（fú）合的专业展览会。通（tōng）常（cháng）大家（jiā）可以（yǐ）通过以下途径了解该专业展览会是（shì）否（fǒu）符合（hé）自己企（qǐ）业（yè）的需（xū）求：
①大型展（zhǎn）览（lǎn）公司（sī）和其他展览会（huì）组织者（zhě）都会在自（zì）己的网站上设立具体（tǐ）展览项（xiàng）目的（de）网页，在此公布（bù）该展览会详细的展品范（fàn）围（wéi）、往届展会（huì）参展商和观众（zhòng）数量与（yǔ）结构（gòu）。有的还会请第三方统计（jì）机构根据（jù）展商（shāng）及观众调查表做（zuò）出展会统（tǒng）计报（bào）告（gào）并公布参会人员（yuán）对展（zhǎn）会效果（guǒ）、主办方服务、展商及（jí）观（guān）众质量的评价，参展商应该在决定参展之前（qián）认真（zhēn）阅读这些信息并综合判断（duàn）这个展会（huì）是（shì）否合适。
②认真阅读（dú）招展文件（jiàn）。国内正（zhèng）规（guī）的组团（tuán）单位都会在（zài）招展文件中搜（sōu）集（jí）并如（rú）实反（fǎn）映上（shàng）述信息，供参展企业做出正确（què）的判断。
第（dì）二，对于亚非拉发展中国家和新兴市场，在缺乏专业（yè）展览（lǎn）会（huì）的场合（hé）下（xià），可以选择参加当地影响力最大（dà）、观众（zhòng）人数最多、国际化（huà）程（chéng）度最高的（de）综合性展览会或为（wéi）中国企业量身（shēn）定制的（de）“中国贸（mào）易展”。
二、做好参展前的（de）准备工（gōng）作（zuò）
第一，掌握（wò）报名和筹备参展时（shí）间。很多国际展览会均（jun1）在头一（yī）届展览（lǎn）会结束后就开始下一届招展（zhǎn）工作。每（měi）两年或三年、四年一度的展览会则会在展（zhǎn）前15-18个月即开始报（bào）名。对（duì）中国的展商（shāng）而言，由（yóu）于牵涉到境外付款、签（qiān）证申请及展（zhǎn）品国际运输（shū）等（děng）复杂环节（jiē），最好能在展览会（huì）开幕前半年时间就（jiù）报名。热（rè）门展览会的报名（míng）更是越早越好。很多专业展览会主办单位都（dōu）会在企业报名后对展品的（de）实物（wù）或者图册进（jìn）行打（dǎ）分评测，不合格的企业最终不能获得展位。整个参展（zhǎn）资格审核过程往往就（jiù）需要1-2个（gè）月时间。对于（yú）持因公护照申（shēn）请签证（zhèng）的国（guó）内主管（guǎn）部门审（shěn）批程序就需要近（jìn）两个（gè）月（yuè），需要海运的展品通常（cháng）在展（zhǎn）会开幕前2个（gè）月就（jiù）要（yào）运出，报（bào）名（míng）太晚显（xiǎn）然无法和其他展品（pǐn）一同运（yùn）输，加大展品不能按（àn）时运抵展出的风险，同时办理出国手续时间紧张（zhāng），存在无法按时（shí）离境的风险。因此出国参展决不能和参加国内展览会那（nà）样（yàng）提前1-2个月才报名。由于（yú）出（chū）国参展筹（chóu）备（bèi）工（gōng）作各个阶段的（de）时间（jiān）性都特别强，因此（cǐ）各位在出国参展筹备的整个过程中一定要高度重视时（shí）间（jiān）管理，每一（yī）步工作都需要设置最后完（wán）成时间，尽量（liàng）按（àn）照组团单位下发的业务流程明确的时间（jiān）结点来完（wán）成各项工作。
第二，合理做（zuò）好参（cān）展预算。
通常来（lái）说，参加国外展览会的（de）费用包括场（chǎng）地费用、展位搭建、展品运输和人员费用（yòng）四大块。此外还有报（bào）名费、会刊（kān）登录费、其他杂费（譬如在德国，经（jīng）AUMA认证（zhèng）的展览会（huì）还有（yǒu）每平方米0.6欧元的管理（lǐ）费，法兰（lán）克（kè）福的展览会还有每参（cān）展商416欧元（yuán）的电子平（píng）台登（dēng）录（lù）费等）等相对小额的开支。
一般组团单位（wèi）的报价都（dōu）是标准展位的费用（yòng），意味（wèi）着已经包含了（le）该展（zhǎn）位的场（chǎng）地租金、标（biāo）准展位的搭建和道具（jù）基本（běn）配备（bèi）（桌、椅、地（dì）毯、一定量（liàng）的架板、展柜、射灯（dēng）、司标（biāo）板等）以及基本照（zhào）明电费、清洁（jié）费等。一般组团单位都会对自己展区（qū）的标准展位进行统一风格的装修，例如我会一本都会采用比较明快的色（sè）调，统一使（shǐ）用CHINA和中国贸促会（huì）的（de）标志突出（chū）中国馆整体（tǐ）形象（xiàng）以吸引观众。因此对（duì）于（yú）希望节省（shěng）成本而又醒目实用的参展企业，选择（zé）标准展位是（shì）最好的办法。当然展位搭建开（kāi）支取决于企（qǐ）业参展预算（suàn）许可（kě）范围（wéi）和（hé）参展的目的。在需要的（de）情况（kuàng）下也可以请专门的设计公（gōng）司设（shè）计自己展位（wèi）形象并（bìng）单独施工，这（zhè）种特装（zhuāng）修一般成本都不菲，适合重点展示自（zì）己形象和品牌的大公司大展位。
随（suí）展团统一（yī）运输展品对企（qǐ）业（yè）来说是（shì）比较（jiào）便捷和（hé）节省成（chéng）本的方式，组展单位（wèi）报出的展品运输价格一般分为海运价格（按（àn）照（zhào）体（tǐ）积XX元/立方米）和空（kōng）运价格（按照（zhào）总量XX元/公斤）两种方式，包括从（cóng）指定仓库集货起（qǐ）直至博览会展位的全程运输费、仓储（chǔ）费、报关（guān）手续费等费用（yòng）。参（cān）展企业（yè）只需根据自己展（zhǎn）品的情况依照报价（jià）提前计（jì）算展品（pǐn）运输（shū）成本（běn）。需（xū）要注意的是因（yīn）为展品类别和参展国（guó）别与地域的不同，展览品（pǐn）关税的额度也（yě）有各自的规定，组团单（dān）位一般都会根据当地海关的要（yào）气提前报（bào）价（jià）或做出合（hé）理的（de）估算，并指导参展企业如何计算关税开支。
人员费用则是参（cān）展人员往返交通、境（jìng）外餐饮、交通及住宿（xiǔ）等境外生活开支，一般组（zǔ）团单位都会详（xiáng）细列出（chū）各项费（fèi）用预算（suàn）情况（kuàng）。
第三，选择适合的展品，安排好展（zhǎn）品的包装，事（shì）先安排相关手（shǒu）续。
选择适合的展（zhǎn）品参展是境外（wài）参（cān）展（zhǎn）获（huò）得成功的重（chóng）要（yào）保障（zhàng）。基本原则（zé）是展品必须符合展（zhǎn）览会的主题和（hé）展出内容，展（zhǎn）品能体现自己最（zuì）新技（jì）术（shù）成果（guǒ）和水平（píng），展品符合当年和来年（nián）流行趋势，这样才（cái）能（néng）在展览会上适销对路吸引（yǐn）买家的眼球。对于不同类别和特点的展（zhǎn）览会（huì），展品选择（zé）上也有一（yī）定讲究，例如欧美专业性展览会，展品须成系列从而（ér）体现参展商的专业水平，但不在（zài）于（yú）量多，主要通过展示样品来获取订单；但是对于一些发展中国家（jiā）的（de）展卖性展（zhǎn）览会，展期（qī）通（tōng）常（cháng）都比较长（10天左右），参展商应充分考虑这一状况，携带或发运（yùn）足够量的适（shì）合当地买家的（de）展品，从而避免展出头几天展品就被抢购（gòu）一空的局面。
展品必须（xū）适当（dāng）包装，既要确保展品运输途（tú）中的安（ān）全（quán），又要尽量避免报关时（shí）不必要的麻烦（fán）。例如如果可（kě）能尽量不要（yào）使用原木材料（liào）的（de）外包装，因为（wéi）很多国家对原木包装都有熏蒸（zhēng）的规定；如果是食品类展品，还（hái）需（xū）要（yào）事（shì）先做（zuò）好必要的（de）检验检疫手（shǒu）续，取（qǔ）得相（xiàng）关凭证；对（duì）于大型超（chāo）重的机（jī）械设备，还要提前通知组团单位和运输代理以安排特殊的大（dà）型吊装（zhuāng）搬运设备，确保（bǎo）装运和卸载的安全。
第四（sì），做（zuò）好展位布置（zhì）设计规划，预定适合展品（pǐn）的道具。
刚才（cái）已（yǐ）经提到，参（cān）展企业如果租用（yòng）标准展位（wèi），一（yī）般都（dōu）已经包（bāo）括了基本的道具（jù）配备。但是每家企业根（gēn）据自（zì）己展品内容、企（qǐ）业文化、营销理（lǐ）念、展出目标等的差异，也应该事（shì）先（xiān）对自己展位内部的展品摆放、内部装饰（粘贴海报、悬挂各类装饰物品等（děng））谈判区域（yù）等事先做好规划和设计。这就要求（qiú）参展企业事先充分了解（jiě）自己展位的状况（展馆号（hào）和展位号、在（zài）展馆中的具体位置和周边情况、展（zhǎn）位开面情况、墙板高度（dù）、展位（wèi）总体色调等）。通常在基（jī）本（běn）道（dào）具之（zhī）外，组（zǔ）团单（dān）位或施工单位会提供额外（wài）收（shōu）费道（dào）具征订表供企业（yè）选择。对此参展企业应该精打细算，根据实际需求选择。
第五，及时安排出国（guó）人（rén）员，做好出国手续办理（lǐ）工作。
参展企（qǐ）业需尽早确定出（chū）国展览专职负责人员，通常由一名公司管理层人员加（jiā）上一名业务销售或设计技术人员（yuán）构（gòu）成。提早充分了解目的地国签证手续（xù）时间和需要准备的材料的具体规定。一定要注意如实申报自己个人情（qíng）况和以往出国记录情况，避免由于提供信息有误而造成拒签。在制作担保函、派遣函、证明函等正（zhèng）式函（hán）件时，一定要用公司（sī）正确的对外（wài）抬（tái）头纸（zhǐ）。过去我（wǒ）们就遇到过（guò）由于抬头纸（zhǐ）上电话已经更换，使馆联系不到参展企业而拒签的情况。
第六，设计自（zì）己参展宣传（chuán）计（jì）划（huá），邀请已有客户，准备宣传资（zī）料。
参展企业应自己设计（jì）一个（gè）参展的宣传计划。事（shì）先应将自己的参展信息（xī）通知当地已有的客户，邀请他们前来（lái）参观。同时企业应事先准备好翻译好的带有当地语（yǔ）言的或至少是（shì）英语的宣传图册、最新产（chǎn）品的图片（piàn）和介绍、新闻（wén）宣传稿（gǎo）、带有商标（biāo）或logo的现场促销用小礼品等宣传用品，以便（biàn）现场接（jiē）待（dài）观众（zhòng）和（hé）新闻记（jì）者到访。
三、做好展会现场需加以注意的事项
针对（duì）展（zhǎn）览会（huì）现场发现的各类（lèi）对参展产生负面影（yǐng）响的问题，贸（mào）促会展览部都做了认真总结，编写成下面的表格，随（suí）参（cān）展确认文件一同发放，作为对参展企业的指导。
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