展会举办的前（qián）期准备工作中，需要招（zhāo）展和招商。招（zhāo）展决定（dìng）着（zhe）展会能否举办（bàn），而（ér）招商却（què）决定着展会是否（fǒu）能够圆满成功，因此从某种意义上说招（zhāo）商比招展更为重要。展会不仅需（xū）要观众，而且更需要一定数量和质量（liàng）的专业（yè）观众，专业观众的（de）数（shù）量与质量直接影响着参展商的参（cān）展效益，同时也是展（zhǎn）会组（zǔ）织者服务质量（liàng）的重要体现。展会组织者（zhě）在专业观众（zhòng）方面的邀请能力强与否决（jué）定了展会能（néng）否做（zuò）大及其能否生存（cún）发展（zhǎn）。但现在很多的（de）展（zhǎn）会的（de）组（zǔ）织（zhī）者往往并不重视这一点，因（yīn）为专业观众的邀请是需要组织者开源（yuán）的一（yī）部分，有（yǒu）些组织者（zhě）只在意展会赚钱的多少，对专业观众的邀请并不在意。但采购商（shāng）数量不多（duō），何以体现（xiàn）展（zhǎn）会的效（xiào）果。只（zhī）招展不招商的情况在中国比比皆是。目（mù）前我国的会展业整体呈现出（chū）一种大而（ér）不强的局面，这种只招展不招商的情（qíng）况在（zài）中国比（bǐ）比皆（jiē）是，这种情况也（yě）正是我（wǒ）国会展业经过这么多年大（dà）而不强的（de）重要原因之（zhī）一（yī）。所（suǒ）谓的“强”，正是强在展会的专业和效果上。展会的（de）专业性必然会（huì）带动展会的（de）效果（guǒ），而衡量展会（huì）专业（yè）性（xìng）的标准（zhǔn）之一，正是展会的（de）专（zhuān）业观众的多少（shǎo）。因此，专业观众的邀请对（duì）展会组织者（zhě）而言（yán），是很重要的一个内容。下面来介绍一下（xià）展会组织者可以依托的一些来进行专业观众邀请的方（fāng）式，在此笔者对此（cǐ）进行一下分类，分为传（chuán）统（tǒng）渠道和非传统（tǒng）渠道。

　　电话

　　电话邀请（qǐng）是（shì）最直接的方（fāng）式，主办方通过电话随时与（yǔ）计（jì）划邀请的观众沟通，向对方发出邀请（qǐng）。同时，电话邀请也（yě）是最（zuì）有效的方式，因（yīn）为双方通过语言沟通，主（zhǔ）办（bàn）方向观（guān）众介绍展会的（de）详细信息（xī），并可以知道对方是否前来参观；即便（biàn）对方不愿（yuàn）意来，也（yě）可了解原（yuán）因，并就原因（yīn）做出相应（yīng）的对策。有（yǒu）些展会（huì）组织者（zhě）充分利用信息传（chuán）媒，将展会消息用手机短讯的方式发给所有专业观众，这种方（fāng）法既有（yǒu）目标的针对性（xìng）和操（cāo）作的简便性，又（yòu）快又（yòu）节省（shěng）费用，正被越来越多的（de）人采用。采用手机短（duǎn）讯方式邀请专业观众，多安（ān）排在展览会开幕前一周和展览会期间（jiān）发送（sòng）。手（shǒu）机短（duǎn）讯邀请的内容应简（jiǎn）明（míng）且有所（suǒ）侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提（tí）醒专业观众（zhòng）及时参观展览会。

　　邮件

　　主（zhǔ）办方通（tōng）过（guò）电子邮件或邮寄信函，将（jiāng）展（zhǎn）会信（xìn）息发布给计划邀请的观众，向对方进行邀请。这（zhè）个方式需要（yào）展会组（zǔ）织（zhī）者要（yào）掌握较为丰富的（de）专业（yè）观众（zhòng）信（xìn）息资源。用发送邮件的方式邀请专（zhuān）业观（guān）众的优点是（shì）较为正式和礼貌（mào），令（lìng）收信（xìn）人印（yìn）象深刻，但邮寄信（xìn）函的费用（yòng）可能会较高（gāo）。

　　采用电子（zǐ）邮件方式邀请专业（yè）观众，一般需要（yào）安排（pái）三次以（yǐ）上的发送。其每次（cì）邀请（qǐng）内容与（yǔ）邮寄邀请（qǐng）内容（róng）相似。在邀请函的设（shè）计上应注（zhù）意体现电（diàn）子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被网络的（de）过（guò）滤软件误判为（wéi）垃圾（jī）邮件。向专业观众邮寄信函邀请集中（zhōng）于（yú）展（zhǎn）览会开幕前20天左右时间发出（chū），一（yī）般每隔（gé）一周发（fā）一次，需要发送两至三（sān）次。每次（cì）邮（yóu）寄（jì）邀请函的内容（róng）应有所不同，如第一（yī）次可以是请柬式（shì）邀（yāo）请函，第二次可（kě）以是告知展览会（huì）配套活动具（jù）体日程邀请函（hán），第三次（cì）可以是（shì）附有展位平面图的邀（yāo）请函（hán）。

　　数据库

　　每（měi）年定（dìng）期举（jǔ）办的展览会，需及时评（píng）估上届展览会邀请（qǐng）观众的效果，如认为（wéi）存在问题，则应（yīng）在新一届展览会发（fā）布信（xìn）息时进行调整。展会（huì）组织者根据收集和整理的专（zhuān）业观众信（xìn）息，组建成自己拥有的数据（jù）库，再根据变化的信息（xī）进（jìn）行相应的梳理、修改。展会组织者拥有这一信息资源，就是（shì）其自身的宝库，通过（guò）这（zhè）第一手的资（zī）料，进行专（zhuān）业观众邀请（qǐng）。

　　专业媒体（tǐ）的受众群

　　与展览会身处（chù）行业领域的专业媒体合作，专业媒体就是服务特定领（lǐng）域的信息平台，直接（jiē）面向的是行（háng）业展会的展商和观众，所以（yǐ）展会组织者除（chú）了在招展过程中选择权威（wēi）而覆盖（gài）面（miàn）广泛（fàn）的专业媒体合（hé）作（zuò）之外，在专业（yè）观众的邀请上同（tóng）样可以借力。专（zhuān）业媒体的发（fā）行渠（qú）道（dào）也可以变为专业展的宣传、招商渠（qú）道（dào）。

　　招商（shāng）活动（dòng）推介

　　展会组织（zhī）者举办（bàn）活动推介（jiè）会，通过现场（chǎng）交流（liú）活动（dòng），宣扬展会特点、传达展会（huì）信息。不仅是通过这种推介活动（dòng）进行招展，同时也是进（jìn）行（háng）招（zhāo）商。推介会现（xiàn）场（chǎng）是一个（gè）有效的招展、招商（shāng）的平台，展（zhǎn）会组（zǔ）织者面对面的向专业（yè）观众（zhòng）介绍（shào）展会，让专（zhuān）业观（guān）众对展会有个全方面的了解，因（yīn）此（cǐ）更（gèng）容（róng）易（yì）吸引（yǐn）专业（yè）观（guān）众。与为推进招展工（gōng）作而举（jǔ）行的（de）发布会、说明（míng）会、通气会所面向（xiàng）的媒（méi）体、参展（zhǎn）商等对象不（bú）尽相同，确保展会（huì）招商推介活动实效的一（yī）个关（guān）键点在于能否打通直接或间（jiān）接面（miàn）向（xiàng）专业观众的信息渠道，邀请的对象可以是专（zhuān）业买家、专业媒体、行业（yè）协会、代理招商（shāng）机构。

　　委（wěi）托专业公（gōng）司（sī）

　　近些年（nián）出现了（le）不少提（tí）供大量客户资料的（de）专业信（xìn）息收集公司，他们拥有（yǒu）专业的信息统计和分析技（jì）术（shù），展（zhǎn）会组织者委托（tuō）这样（yàng）的公司进（jìn）行专业观众（zhòng）的邀（yāo）请。这种方（fāng）式为展会（huì）组织者提供了大量的（de）专业（yè）观众信（xìn）息，帮（bāng）助展会组织者更全面更准（zhǔn）确（què）得（dé）邀（yāo）请到专（zhuān）业观众。目前这种方式被广（guǎng）泛应用，业已成为（wéi）展会组织（zhī）者（zhě）邀请专业观众的一条重要途（tú）径。

　　组团赴境（jìng）外

　　有些政府主导型的展会，地方政府十分重视，主要领（lǐng）导轮流带（dài）队，各级分管部门抽人（rén）组（zǔ）成规模庞大的出（chū）国（guó）招（zhāo）商团（tuán），分批（pī）到各国（guó）举办（bàn）推介会进行推广（guǎng）和邀请。这种方式确实能广泛邀请到（dào）国际观众，但是费用相对较高。

　　观众邀请工作一般（bān）需要与（yǔ）展（zhǎn）会展位销（xiāo）售工作同步（bù），专业性展览（lǎn）会尤其如（rú）此。在观众（zhòng）邀请上，专业观众对展会的效果有重要的影响（xiǎng），同时普通观（guān）众也不（bú）能小（xiǎo）觑。普通（tōng）观众存在潜在因素，一些普通观众观（guān）展（zhǎn）后也可能转变（biàn）为专（zhuān）业观众。因此普通（tōng）观众的邀请同（tóng）样也（yě）值得重视。普通观众参（cān）观的展览会，一般在展览会开幕前30天（tiān）之内发送邀（yāo）请，或通过媒体（tǐ）发布展览会信息，从而达（dá）到告知普通观众的（de）目的。媒体（tǐ）发（fā）布（bù）展（zhǎn）会信息（xī）的（de）频次，向特定人群发送门票的（de）规模（mó），既要根据（jù）需要（yào），也要考虑成（chéng）本的负担。

　　当今展览（lǎn）市场竞（jìng）争激烈，焦点已从争取参（cān）展商转为争取和组织专业观（guān）众，谁能（néng）够拥有一定数量（liàng）和质量的专业观（guān）众尤其（qí）是大采购商，谁就能（néng）够取（qǔ）胜。因此（cǐ），在（zài）展（zhǎn）览策划立项时（shí）就必须重视招（zhāo）商工作，同时确保足够的（de）招商费用，选择确有（yǒu）成效的招商方式。